Mailserver entlasten

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet im Vergleich zu einem E-Mail-Server mehrere Vorteile, insbesondere in Bezug auf die Organisation, Speicherung und Verwaltung von Informationen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

1. Zentrale Speicherung und Verwaltung:
   • Ein DMS ermöglicht die zentrale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten, was die Suche und den Zugriff erleichtert. Im Gegensatz dazu sind E-Mails oft über verschiedene Postfächer und Ordner verteilt, was es schwierig machen kann, bestimmte Informationen schnell zu finden.
2. Versionierung und Nachverfolgung:
   • Ein DMS bietet Funktionen zur Versionierung von Dokumenten, sodass Änderungen nachverfolgt und ältere Versionen bei Bedarf wiederhergestellt werden können. E-Mail-Server haben in der Regel keine ausgefeilte Versionskontrolle für Anhänge.
3. Zugriffskontrollen und Berechtigungen:
   • In einem DMS können detaillierte Zugriffsrechte und Berechtigungen festgelegt werden, die sicherstellen, dass nur autorisierte Personen bestimmte Dokumente einsehen oder bearbeiten können. E-Mail-Server bieten meist nur einfache Zugriffskontrollen, die auf die Postfachebene beschränkt sind.
4. Effiziente Zusammenarbeit:
   • Ein DMS ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit durch Funktionen wie gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten, Kommentarfunktionen und Workflow-Management. Diese Funktionen fehlen in E-Mail-Systemen, die eher auf die Kommunikation als auf die Zusammenarbeit ausgerichtet sind.
5. Automatisierung und Workflows:
   • Mit einem DMS können automatisierte Workflows erstellt werden, die Routineaufgaben wie Genehmigungen oder Weiterleitungen von Dokumenten automatisch abwickeln. Ein E-Mail-Server bietet in der Regel keine vergleichbaren Automatisierungsfunktionen.
6. Revisionssicherheit:
   • Ein DMS kann sicherstellen, dass Dokumente revisionssicher archiviert werden, was besonders für Unternehmen wichtig ist, die gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentenaufbewahrung unterliegen. E-Mails können zwar archiviert werden, aber oft nicht in einer revisionssicheren Form, die den gesetzlichen Vorgaben entspricht.
7. Suche und Wiederauffindbarkeit:
   • Ein DMS bietet oft erweiterte Suchfunktionen, die auf Metadaten, Volltextsuche und Filtermöglichkeiten basieren. Dies erleichtert das Auffinden von Dokumenten erheblich im Vergleich zu der oft eingeschränkten Suchfunktionalität eines E-Mail-Servers.
8. Dokumentenklassifizierung und -tagging:
   • Dokumente in einem DMS können mit Tags, Kategorien und anderen Metadaten versehen werden, um sie besser zu organisieren und wiederzufinden. Diese Funktionalität ist in E-Mail-Servern entweder gar nicht oder nur sehr rudimentär vorhanden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein DMS speziell für die Verwaltung, Organisation und den sicheren Umgang mit Dokumenten entwickelt wurde, während ein E-Mail-Server primär für die Kommunikation gedacht ist. Ein DMS bietet daher viele spezialisierte Funktionen, die über das hinausgehen, was ein E-Mail-Server leisten kann, insbesondere wenn es um die effiziente und sichere Verwaltung von Dokumenten geht.