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Mailserver entlasten
Snapper als DMS bietet im Vergleich zu einem E-Mail-Server mehrere Vorteile, insbesondere in Bezug auf die Organisation, Speicherung und Verwaltung von Informationen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:
- Zentrale Speicherung und Verwaltung:
- Snapper ermöglicht die zentrale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten, was die Suche und den Zugriff erleichtert. Im Gegensatz dazu sind E-Mails oft über verschiedene Postfächer und Ordner verteilt, was es schwierig machen kann, bestimmte Informationen schnell zu finden.
- Versionierung und Nachverfolgung:
- Snapper bietet Funktionen zur Versionierung von Dokumenten, sodass Änderungen nachverfolgt und ältere Versionen bei Bedarf wiederhergestellt werden können. E-Mail-Server haben in der Regel keine ausgefeilte Versionskontrolle für Anhänge.
- Zugriffskontrollen und Berechtigungen:
- In Snapper können detaillierte Zugriffsrechte und Berechtigungen festgelegt werden, die sicherstellen, dass nur autorisierte Personen bestimmte Dokumente einsehen oder bearbeiten können. E-Mail-Server bieten meist nur einfache Zugriffskontrollen, die auf die Postfachebene beschränkt sind.
- Effiziente Zusammenarbeit:
- Snapper ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit durch Funktionen wie gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten, Kommentarfunktionen und Workflow-Management. Diese Funktionen fehlen in E-Mail-Systemen, die eher auf die Kommunikation als auf die Zusammenarbeit ausgerichtet sind.
- Automatisierung und Workflows:
- Mit Snapper können automatisierte Workflows erstellt werden, die Routineaufgaben wie Genehmigungen oder Weiterleitungen von Dokumenten automatisch abwickeln. Ein E-Mail-Server bietet in der Regel keine vergleichbaren Automatisierungsfunktionen.
- Revisionssicherheit:
- Snapper kann sicherstellen, dass Dokumente revisionssicher archiviert werden, was besonders für Unternehmen wichtig ist, die gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentenaufbewahrung unterliegen. E-Mails können zwar archiviert werden, aber oft nicht in einer revisionssicheren Form, die den gesetzlichen Vorgaben entspricht.
- Suche und Wiederauffindbarkeit:
- Snapper bietet erweiterte Suchfunktionen, die auf Metadaten, Volltextsuche und Filtermöglichkeiten basieren. Dies erleichtert das Auffinden von Dokumenten erheblich im Vergleich zu der oft eingeschränkten Suchfunktionalität eines E-Mail-Servers.
- Dokumentenklassifizierung und -tagging:
- Dokumente in Snapper können mit Tags, Kategorien und anderen Metadaten versehen werden, um sie besser zu organisieren und wiederzufinden. Diese Funktionalität ist in E-Mail-Servern entweder gar nicht oder nur sehr rudimentär vorhanden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Snapper speziell für die Verwaltung, Organisation und den sicheren Umgang mit Dokumenten entwickelt wurde, während ein E-Mail-Server primär für die Kommunikation gedacht ist. Snapper bietet viele spezialisierte Funktionen, die über das hinausgehen, was ein E-Mail-Server leisten kann, insbesondere wenn es um die effiziente und sichere Verwaltung von Dokumenten geht.